W spotkaniu udział wzięło ponad 50 osób. Oprócz specjalistów UEFA, obecni byli technicy, dostawcy i przedstawiciele mediów. Uczestników podzielono na pięć grup, które zajmowały się m.in. pracą dziennikarzy, kwestiami zasilania energetycznego, serwisem informatyczno-telekomunikacyjnym czy cateringiem. "Są to typowe robocze spotkania, na których omawia się setki różnych detali. Zajmujemy się nawet takimi szczegółami, jak ilością krzeseł i biurek dla przedstawicieli mediów, ile potrzebnych będzie gniazdek elektrycznych, jak wytyczyć drogę dziennikarzom z biura prasowego na stadion czy w jaki sposób fotoreporterzy przebywający na murawie będą mogli naładować swój sprzęt" - tłumaczył Paweł Świderski ze spółki Euro Poznań 2012. - Mistrzostwa Europy w piłce nożnej to trzecia pod względem wielkości impreza sportowa po igrzyskach olimpijskich i mistrzostwach świata. Na pewno w Polsce nie było takich zawodów, które wymagałyby przygotowania i zgrania aż tylu szczegółów - dodał Świderski. Podobne spotkania odbyły się we Wrocławiu i Gdańsku.